PATVIRTINTA
Narkotikų, tabako ir alkoholio kontrolės departamento direktoriaus 2023 m. liepos 27 d. įsakymu Nr. T1-62
VEIKLOS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Narkotikų, tabako ir alkoholio kontrolės departamento (toliau – Departamentas) Veiklos administravimo skyriaus (toliau – ir Skyrius) nuostatai reglamentuoja Skyriaus uždavinius, funkcijas, teises ir pareigas bei darbo organizavimo tvarką.
2. Skyrius yra savarankiškas struktūrinis Departamento padalinys, tiesiogiai pavaldus Departamento direktoriui, pagal šiuose nuostatuose apibrėžtą kompetenciją padedantis jam įgyvendinti Departamento uždavinius, funkcijas bei strateginius veiklos planus.
3. Skyrius savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Departamento direktoriaus įsakymais ir kitais teisės aktais.
II. SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS
4. Pagrindiniai Skyriaus uždaviniai yra:
4.1. užtikrinti sklandų Departamento vadovų darbo procesų organizavimą;
4.2. įgyvendinti politiką personalo valdymo, žmogiškųjų išteklių plėtros klausimais;
4.3. užtikrinti tinkamą Departamento dokumentų valdymo, tvarkymo ir apskaitos procedūrų vykdymą;
4.4. užtikrinti asmenų aptarnavimą vieno langelio principu;
4.5. užtikrinti viešųjų pirkimų procedūrų vykdymą teisės aktų nustatyta tvarka;
4.6. užtikrinti Departamento vidaus bei priskirtų išorės administravimo informacinių sistemų bei informacinių ir ryšių technologijų, skirtų darbuotojų funkcijoms atlikti, priežiūrą ir funkcionavimą;
4.7. užtikrinti tinkamą Departamento turto ir materialinių vertybių valdymą bei administravimą, aprūpinti Departamento darbuotojus reikalingomis darbo priemonėmis;
4.8. užtikrinti teisės aktų, reglamentuojančių Departamento darbuotojų saugą ir sveikatą, gaisrinę ir civilinę saugą, įgyvendinimą;
4.9. vykdyti Departamento finansų apskaitos politiką vadovaujantis Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymu, viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartais bei kitais teisės aktais, užtikrinant Departamento finansinių ir ūkinių operacijų teisėtumą, valstybinių lėšų naudojimą ir tinkamą finansinių dokumentų įforminimo kontrolę teisės aktų nustatyta tvarka;
4.10. atstovauti Departamento interesus, susijusius su vidaus administravimu, teismuose;
4.11. kurti antikorupcinę aplinką Departamente;
4.12. organizuoti vidaus kontrolę Departamente;
4.13. užtikrinti asmens duomenų apsaugos reikalavimų laikymąsi Departamente;
4.14. įgyvendinti Departamento ryšių su visuomene bei strateginės komunikacijos priemones, supažindinant visuomenę su aktualijomis ir formuojant palankų Departamento įvaizdį;
5. Įgyvendindamas 4.1 papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
5.1. organizuoja Departamento vadovų darbotvarkes;
5.2. organizuoja asmenų, svečių, atvykstančių pas Departamento vadovus su darbo vizitais, priėmimą;
5.3. rengia, registruoja Departamento vadovų pavedimus dokumentų valdymo sistemoje, kontroliuoja jų vykdymo terminus bei informuoja vadovus apie pavedimų įvykdymą;
5.4. koordinuoja vadovų išvykimo (grįžimo) į (iš) tarnybines (-ių) komandiruotes(-ių) procesus.
6. Įgyvendindamas 4.2 papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
6.1. atlieka personalo sudėties analizę rengiant pasiūlymus Departamento personalo formavimo klausimais;
6.2. konsultuoja struktūrinių padalinių vadovus pareigybių aprašymų rengimo klausimais, teikia jiems siūlymus dėl pareigybių aprašymų keitimo ir papildymo;
6.3. organizuoja Departamento darbuotojų priėmimą į pareigas, perkėlimą į kitas pareigas, vertinimą, atleidimą iš pareigų, atostogų suteikimą, komandiruotes, kvalifikacijos kėlimą;
6.4. organizuoja ir koordinuoja Departamento darbuotojų konkursus;
6.5. organizuoja Departamento darbuotojų veiklos vertinimą;
6.6. padeda Departamento direktoriui kurti ir įgyvendinti personalo motyvacijos ir skatinimo sistemą;
6.7. rengia vidaus administravimo aktų projektus ir kitus dokumentus personalo valdymo ir planavimo klausimais;
6.8. kontroliuoja, kaip Departamento darbuotojai vykdo Viešųjų ir privačiųjų interesų derinimo valstybės tarnybos įstatyme nuostatas;
7. Įgyvendindamas 4.3. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
7.1. registruoja gautą, siunčiamą korespondenciją, skundus, prašymus, direktoriaus įsakymus, sutartis, priėmimo-perdavimo aktus ir kitus dokumentus, pažymi jų kontrolės datas, rengia kontroliuojamų ir vėluojamų pavedimų suvestines;
7.2. administruoja dokumentų valdymo sistemą;
7.3. rengia, derina, saugo Departamento dokumentacijos planą, nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus, jų tęsinius;
7.4. rengia Departamento vidaus tvarką reguliuojančių teisės aktų ir kitų dokumentų projektus;
7.5. nagrinėja skyriaus kompetencijos ribose gautus raštus, asmenų prašymus, skundus, pranešimus bei kitus dokumentus, rengia atsakymų projektus;
7.6. organizuoja Departamento nuolat ir ilgai saugomų dokumentų perdavimą valstybės archyvui tolimesniam saugojimui;
7.7. sudaro naikinti atrinktų dokumentų bylų aktus, derina juos su valstybės naujuoju archyvu;
7.8. išduoda archyvines pažymas ir dokumentų kopijas;
7.9. teikia informaciją, praktinę ir metodinę pagalbą, konsultuoja Departamento darbuotojus dokumentų valdymo klausimais;
8. Įgyvendindamas 4.4. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
8.1. vykdo asmenų aptarnavimą Departamente;
8.2 priima asmenų prašymus ir skundus, patikrina, ar prašymas / skundas atitinka reikalavimus;
8.3. konsultuoja asmenis, kaip išdėstyti ar užpildyti reikalingus dokumentus;
8.4. grąžina asmeniui prašymus ar skundus, neatitinkančius teisės aktų nustatytų reikalavimų;
8.5. teikia pasiūlymus dėl asmenų aptarnavimo gerinimo;
8.6. užtikrina, kad Departamento interneto svetainėje valstybine ir anglų kalba būtų skelbiama privaloma informacija apie asmenų aptarnavimą;
8.7. užtikrina asmenų aptarnavimą vieną papildomą valandą per savaitę prieš arba po Departamento darbo dienos laiko.
9. Įgyvendindamas 4.5. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
9.1. rengia viešųjų pirkimų planus;
9.2. organizuoja ir vykdo Departamentui reikalingų prekių, paslaugų ir darbų viešuosius pirkimus;
9.3. teisės aktų nustatyta tvarka rengia viešųjų pirkimų ataskaitas;
9.4. rengia ir (ar) derina parengtus Departamento vardu sudaromų sutarčių projektus;
9.5. atstovauja Departamentui sprendžiant gamybinius, ūkinės veiklos klausimus valstybės savivaldybių ir kitose institucijose, įmonėse, įstaigose, organizacijose;
10. Įgyvendindamas 4.6. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
10. 1. Organizuoja ir prižiūri Departamento telefoninį ryšį ir kompiuterių tinklą, organizuoja jo techninį ir programinį aptarnavimą, kompiuterių tinklo vartotojų ir techninių išteklių paskirstymą ir prieigos teisių kontrolę, rūpinasi jo modernizavimu ir plėtra;
10.2. Organizuoja kompiuterių tinkle duomenų saugumo technines bei organizacines priemones;
10.3. Kontroliuoja ir organizuoja Departamento valdomų informacinių sistemų funkcionavimą;
10.4. organizuoja Departamento kompiuterinės technikos remontą;
10.5. išduoda Departamento darbuotojams kompiuterinę techniką ir tvarko jos apskaitą;
10.6. parengia kompiuterinę techniką, audio ir vizualinę įrangą Departamento patalpose vykstantiems renginiams;
10.7. organizuoja Departamente naudojamos licencijuotos programinės įrangos diegimą, apskaitą ir kontrolę;
11. Įgyvendindamas 4.7. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
11.1. atstovauja Departamentui sprendžiant gamybinius, ūkinės veiklos klausimus valstybės savivaldybių ir kitose institucijose, įmonėse, įstaigose, organizacijose;
11.2. organizuoja metinės inventorizacijos atlikimą;
11.3. organizuoja Departamento patikėjimo teise valdomo pastato ir patalpų bei tarnybinių automobilių priežiūrą, tinkamą jų eksploataciją, naudojimo administravimą, taip pat aplinkos tvarkymą;
11.4. užtikrina Departamento valstybės tarnautojų ir darbuotojų aprūpinimą jų darbui reikalinga biuro įranga ir raštinės priemonėmis, organizuoja kitų prekių, paslaugų ir darbų tiekimą;
12. Įgyvendindamas 4.8. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
12.1. užtikrina Departamento valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, darbų, civilinės ir priešgaisrinės saugos bei sveikatos darbe reikalavimų laikymąsi;
12.2. organizuoja Departamento darbuotojų privalomuosius sveikatos patikrinimus;
12.3. Užtikrina Departamento darbuotojų informavimą, jų saugumą ekstremalių situacijų atvejais, organizuoja Departamento darbuotojų evakuaciją galimų avarijų, stichinių nelaimių ar gaisrų atvejais, pirmosios pagalbos suteikimą, organizuoja gaisrinės saugos pratybas;
12.4. užtikrina Departamento gaisrinės technikos, gaisrų gesinimo priemonių priežiūrą, organizuoja priešgaisrinės ir darbo patalpų saugos sistemos ir įrangos patikrą, kontroliuoja jų techninę būklę.
13. Įgyvendindamas 4.9. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
13.1. organizuoja Departamento finansinės apskaitos tvarkymą ir užtikrina šios informacijos bei finansinių ataskaitų teikimą nustatyta tvarka;
13.2. vykdo finansų kontrolės procedūras;
13.3. kontroliuoja sutartyje su Nacionaliniu bendrųjų funkcijų centru dėl buhalterinės apskaitos tvarkymo nustatytų pareigų ir įsipareigojimų vykdymą;
13.4. organizuoja viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatyme ir jo įgyvendinamuosiuose teisės aktuose bei kituose teisės aktuose nustatytų finansinių ataskaitų parengimą, užtikrina jų pateikimą ir paskelbimą nustatyta tvarka ir terminais;
13.5. rengia Departamento vykdomų Europos Sąjungos struktūrinių fondų, kitos finansinės paramos lėšomis finansuojamų projektų finansinę informaciją ir dokumentus, reikalingus mokėjimo prašymams ir ataskaitoms parengti;
13.6. pagal kompetenciją užtikrina finansinių – ūkinių operacijų teisėtumo, valstybės lėšų naudojimo įstatymų numatyta tvarka ir tinkamo dokumentų įforminimo kontrolę;
13.7. rengia valstybės biudžeto asignavimų sąmatas ir teikia jas Lietuvos Respublikos finansų ministerijai;
13.8. kontroliuoja Departamento valstybės biudžeto lėšų sąmatų vykdymą, analizuoja informaciją apie valstybės biudžeto lėšų panaudojimą, prireikus teikia siūlymus Departamento direktoriui dėl jų perskirstymo ir programų sąmatų tikslinimo;
13.9. teikia siūlymus, kad įgyvendinant Departamento strateginius veiklos planus optimaliai būtų valdomi ir naudojami finansiniai materialiniai, intelektiniai ir informacijos ištekliai;
13.10. planuodamas Departamentui skirtų valstybės biudžeto lėšų panaudojimą, pagal kompetenciją dalyvauja rengiant Departamento strateginius veiklos ir Departamento veiklos planus;
13.11. teikia pastebėjimus ir siūlymus Departamento direktoriui dėl finansų kontrolės reikalavimų laikymosi Departamente ir dėl finansų kontrolės tobulinimo;
14. Įgyvendindamas 4.10. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
14.1. rengia medžiagą, susijusią su vidaus administravimo klausimais teismams bei kitą su ikiteisminiu ir/ar teisminiu bylų nagrinėjimu susijusią medžiagą, atstovauja Departamentui visų instancijų teismuose ir kitose institucijose;
14.2. atstovauja Departamentui sprendžiant vidaus administravimo klausimus valstybės, savivaldybių ir kitose institucijose, įmonėse, įstaigose, organizacijose;
14.3. rengia ir vertina parengtus teisės aktų, kitų dokumentų projektų ir viešųjų pirkimų sutarčių projektus atitiktį galiojantiems Lietuvos Respublikos, Europos Sąjungos teisės aktų reikalavimams;
14.4. rengia, dalyvauja rengiant ir vertina parengtus teisės aktų, programų, kitų dokumentų projektus, užtikrina, kad jie neprieštarautų galiojantiems Lietuvos Respublikos ir Europos Sąjungos teisės aktų reikalavimams;
14.5. atlieka Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinės sistemos Teisės aktų projektų posistemės bei Teisės aktų registro administratoriaus Departamente funkcijas;
14.6. atlieka ūkio subjektų rizikos vertinimą.
15. Įgyvendindamas 4.11. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
15.1. kurti antikorupcinę aplinką, koordinuoti ir kontroliuoti antikorupcinės aplinkos kūrimą Departamente;
15.2. įgyvendinti korupcijos prevencijos priemones ir vykdyti jų įgyvendinimo stebėseną, taip pat koordinuoti ir kontroliuoti korupcijos prevencijos priemonių įgyvendinimą Departamente;
15.3. stiprinti Departamento valstybės tarnautojų, darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis antikorupcinį sąmoningumą;
15.4. vykdyti korupcinio pobūdžio teisės pažeidimų tyrimus.
16. Įgyvendindamas 4.12. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
16.1. organizuoja ir kontroliuoja vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą, vidaus kontrolės analizę bei vertinimą.
16.2. Kaupia gaunamą informaciją, ją analizuoja, teikia pasiūlymus vidaus kontrolės tobulinimo, pažeidimų prevencijos ir veiklos valdymo procedūrų gerinimo klausimais;
16.3. užtikrina vidaus kontrolės sistemos funkcionavimą (nustatytų vidaus taisyklių, vidaus kontrolės procedūrų veiksmingumą, pakankamumą ir jų laikymąsi, organizacinės struktūros optimalumą, funkcijų paskirstymo, išteklių panaudojimo racionalumą ir kita), rizikos veiksnių valdymo efektyvumą;
17. Įgyvendindamas 4.13. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
17.1. organizuoja asmens duomenų tvarkymą vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir kitais asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais;
17.2. užtikrina asmens duomenų teisinės apsaugos ir kitos neskelbtinos informacijos saugumo priemonių įgyvendinimą bei teikia pasiūlymus dėl duomenų apsaugos tobulinimo;
17.3. Rengia teisės aktus, procedūras, politikas, skirtas duomenų apsaugos reikalavimams užtikrinti bei stebi nustatytų reikalavimų įgyvendinimą;
18. Įgyvendindamas 4.14. papunktyje įtvirtintą uždavinį, Skyrius vykdo šias funkcijas:
18.1. Rengia Departamento komunikacijos planą, komunikacijos strategiją ir užtikrina jų įgyvendinimą;
18.2. informuoja visuomenę apie Departamento veiklos aktualijas rengdamas pranešimus, informacinius straipsnius ar interviu ir teikdamas visuomenės informavimo priemonėms;
18.3. organizuoja ir koordinuoja informacijos apie Departamento veiklą, renginius, aktualijas skelbimą Departamento interneto svetainėje, užtikrina svetainės turinio valdymą ir tobulinimą, administruoja svetainę, atlieka svetainėje skelbiamo turinio ir grafinio stiliaus priežiūrą;
18.4. administruoja ir vykdo Departamento veiklos pristatymą socialiniuose tinkluose Facebook, LinkedIn ir kt. Departamento kompetencijai priskirtais klausimais;
18.5. rengia oficialias Departamento sveikinimo kalbas, padėkas, pranešimus, kitus proginius ir viešuosius tekstus;
18.6. padeda organizuoti renginius.
19. vykdo kitas teisės aktų nustatytas funkcijas.
III. SKYRIAUS TEISĖS IR PAREIGOS
20. Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius ir atlikdamas funkcijas, turi teisę:
20.1. savarankiškai spręsti Skyriaus kompetencijai priskirtus klausimus, organizuoti Skyriaus darbą;
20.2. dalyvauti Departamento pasitarimuose, svarstant visus su Skyriaus veikla susijusius klausimus;
20.3. gauti iš kitų struktūrinių padalinių duomenis, išvadas, paaiškinimus ir kitą informaciją, reikalingą Skyriaus uždaviniams įgyvendinti ir funkcijoms vykdyti;
20.4. teikti siūlymus dėl Skyriaus veiklos tobulinimo;
20.5. naudotis kitomis įstatymų ir kitų teisės aktų suteiktomis teisėmis.
21. Įgyvendindamas nustatytus uždavinius ir vykdydamas priskirtas funkcijas, Skyrius turi šias pareigas:
21.1. tinkamai ir laiku įgyvendinti nustatytus uždavinius bei atlikti (vykdyti) pavestas funkcijas, pavedimus;
21.2. turi kitas teisės aktuose nustatytas pareigas, būtinas tinkamam nustatytų uždavinių įgyvendinimui ir paskirtų funkcijų vykdymui.
IV. SKYRIAUS DARBO ORGANIZAVIMAS
22. Skyrių sudaro valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, kurių skaičių nustato Departamento direktorius. Konkrečias skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų funkcijas nustato jų pareigybių aprašymai.
23. Skyriui vadovauja Skyriaus vedėjas, kurį skiria ir atleidžia iš pareigų Departamento direktorius įstatymų nustatyta tvarka.
24. Skyriaus vedėjas:
24.1. planuoja ir organizuoja Skyriaus darbą, teikia siūlymus dėl Skyriaus tarnautojų skatinimo, įgūdžių, kvalifikacijos tobulinimo;
24.2. atstovauja Skyriui dalyvaudamas pasitarimuose ir kituose renginiuose, kurie organizuojami Departamente ar kitose institucijose;
24.3. atsako už Skyriui paskirtų uždavinių ir funkcijų tinkamą vykdymą;
24.4. užtikrina Skyriui priskirtų funkcijų vykdymo nepertraukiamumą;
24.5. vykdo kitas pareigybės aprašyme, šiuose nuostatuose ir teisės aktų nustatytas funkcijas.
25. Skyriaus darbuotojai yra tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi Skyriaus vedėjui.
26. Skyriaus darbuotojų atskaitomybę ir atsakomybę nustato jų pareigybių aprašymai.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
27. Skyrius pertvarkomas ir likviduojamas teisės aktų nustatyta tvarka.